Политики сайта и пользовательские соглашения

1. Общая информация 

Все возможные  действия на веб-сайте (в среде электронного обучения, в нашем случае) подразумевают определеные договорные отношения между владельцем ресурса и пользователем. Как правило, условия этих отношений излагаются в документах двух основных видов: политики сайта и пользовательские соглашения (далее — Политики).

Пользовательское соглашение информирует пользователя о продукте, закрепляет права и обязанности сторон, защищает владельца ресурса от неправомерных действий пользователей и т.п. Документы типа «Политика сайта» связаны с соблюдением Федерального закона №152-ФЗ и направлены, в первую очередь, освещение условий обработки персональных данных и соблюдения конфидециальности.

Политики можно разделить на:

• обязательные — принятие таких политик является обязательным условием для работы с сайтом;
• необязательные — не ограничивают доступ к основному функционалу системы и могут приниматься пользователем либо по желанию, либо для активации дополнительных возможностей.

Согласно действующему законодательству, при входе на веб-ресурс пользователь должен иметь возможность ознакомиться с пользовательским соглашением и политиками сайта, принять предлагаемые условия и дать согласие на обрабтку своих персональных данных. Для этих целей в СЭО 3KL предусмотрены специализированные инструменты — обработчики политик сайта (далее - Обработчики, Обработчики политик).

-Вернуться к содержанию- 

1.1. Обзор обработчиков политик сайта в СЭО 3KL

Плагины обработчиков политик сайта предназначены для публикации текстов Политик в соответствующих интерфейсах среды электронного обучения и обеспечивают доступ пользователей к контенту СЭО 3КL после принятия этих политик. В зависимости от выбранного плагина, обработчики политик сайта позволяют: создавать/редактировать/обновлять Политики; определять алгоритм принятия Политик; администрировать информацию о пользователях, принимающих соответствующие Политики.

Доступные в СЭО 3КL обработчики политик сайта и их функциональные возможности приведены ниже:

-Вернуться к содержанию-

2. Возможности

2.1. Принятие политик при регистрации пользователя в СЭО 3KL

Пользователь принимает политики и пользовательские соглашения при регистрации в несколько этапов:

1. На форме регистрации пользователь может ознакомиться с текстом политик, который открывается в модальном окне при нажатии на ссылку с названием политики (Рис. 2.1.1). Там же пользователь может принять политики, поставив галочку в соответствующем чекбоксе. Обязательные для принятия политики отмечены значком .

2. Далее пользователь знакомится с политиками, не помещенными на форму регистрации, которые отображаются на отдельных страницах после регистрации. Пользователь подтверждает свое согласие с политиками или отказывается их принять (Рис. 2.1.2).

Если пользователь принял все политики, которые были отмечены как обязательные, он будет зарегистрирован в системе.

-Вернуться к содержанию-

2.2. Гостевые политики

Политики могут отображаться пользователям не только при регистрации, но и неавторизованным пользователям снизу страницы (Рис. 2.2.1). С такими политиками пользователи должны дать согласие на сайтах, где используются cookie-файлы, собираются пользовательские данные с помощью форм обратной связи и других способов сбора, хранения и обработки личных данных пользователей.

Таким образом можно добавить политики, которые будут считаться принятыми, если пользователь продолжит работу с сайтом. Текст каждой политики расположен по соответствующей ссылке во всплывающей плашке (см. Рис. 2.2.1), а нажав кнопку «Продолжить», пользователь может скрыть плашку, приняв при этом политики.

-Вернуться к содержанию-

2.3. Изменение текста политики

Для политик, добавленных с помощью плагинов «Политики (tool_policy)» и «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», доступна возможность изменять их текст в режиме онлайн. При этом можно установить статус изменения (поз. 1 Рис. 2.3.1): значительное или незначительное.

При незначительных изменениях пользователям не придется принимать политику повторно. При значительном изменении политика выпускается отдельным документом (Рис. 2.3.2), текст которого администратор может изменять, пока документ находится в статусе «Черновик».

После того, как политика с новым текстом будет переведена в статус «Активно», все пользователи, к которым применима политика, должны будут ознакомиться с ее текстом. При этом политика будет отображаться таким пользователям при их следующем входе в систему, после чего пользователи должны будут принять решение по согласию / отказу по политике (Рис. 2.3.3).

-Вернуться к содержанию-

2.4. Администрирование политик

Для политик, добавленных с помощью плагинов «Политики (tool_policy)» и «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», доступна возможность их администрирования. На странице «Политики и согласия» диспетчер-администратор может вносить изменения в политики и менять их статус (Рис. 2.4.1).

На странице «Согласия пользователей с политиками» диспетчер-администратор может ознакомиться со статусом принятия политик пользователями (Рис. 2.4.2). На этой странице диспетчер-администратор также может принять политику / отозвать согласие с политикой конкретного пользователя.

-Вернуться к содержанию-

2.5. Ограничение доступа по принятию необязательной политики

Необязательные политики сайта, добавленные с помощью плагина «Политики соглашений 3КL (tool_policy3kl)», могут использоваться при ограничении доступа к элементам курса (Рис. 2.5.1). В таком случае, чтобы открыть доступ к элементу курса, пользователю нужно будет принять необязательную политику, указанную в ограничении доступа к элементу курса.

-Вернуться к содержанию-

3. Права

3.1. Права для плагина «Политики (tool_policy)»

-Вернуться к содержанию-

3.2. Права для плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»

-Вернуться к содержанию-  

4. Глобальные настройки^{Требуются права адмирнистратора}

4.1. Выбор обработчика политик

Путь к настройкам политик: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики. В клиентских инсталляциях СЭО 3KL по умолчанию установлен плагин «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», однако на странице настроек политик остается возможность выбрать другой обработчик политик сайта (см. п. 1.1, Табл. 1.1). Чтобы настроить один из обработчиков, нужно выбрать его в выпадающем списке настройки «Обработчик политик сайта»: «По умолчанию (ядро)», «Политики (tool_policy)» или «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» (Рис. 4.1.1). После этого нужно нажать кнопку «Сохранить изменения» и в системе будет определен выбранный обработчик.

-Вернуться к содержанию-

4.2. Настройка обработчика политик «По умолчанию (ядро)»

Обработчик политик «По умолчанию (ядро)» обеспечивает принятие одной обязательной Политики. Текст политики (Рис. 4.2.1) создается вне СЭО 3КL, в виде pdf-документа. Сам файл Политики должен быть доступен по ссылке (может быть загружен непосредственно в систему или во внешнее файловое хранилище).

Обработчик  «По умолчанию (ядро)» позволяет сформировать различные тексты Политики для  аутентифицированных пользователей и для гостей.

Настройки обработчика  «По умолчанию (ядро)» доступны на странице «Настройки политики» (Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики) и включают в себя (Рис. 4.2.2):

•  Ссылка на пользовательское соглашение. В поле необходимо указать ссылку на pdf-файл с текстом Политики для аутентифицированных пользователей.

•  Ссылка на пользовательское соглашение для гостя. В поле необходимо указать ссылку на pdf-файл с текстом Политики для гостей.

-Вернуться к содержанию-

4.3. Настройка обработчика политик «Политики (tool_policy)»

Обработчик политик «Политики (tool_policy)» позволяет представить политики на отдельной странице сайта (Рис. 4.3.1).

Использованию плагина tool_policy (Рис. 4.3.2) посвящен отдельный консультационный вебинар:

При подключении плагина tool_policy (см. Рис. 4.3.2) в разделе настроек администратора отобразятся два новых пункта меню, инструмента управления политиками и согласиями: «Управление политиками» и «Согласия пользователей с политиками» (Рис. 4.3.3).

Подробнее о настройках плагина в пункте «Администрирование политик».

-Вернуться к содержанию-

4.4. Настройка обработчика политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»

При выборе на странице «Настройки политики» ( Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики) в качестве обработчика политик плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» (Рис. 4.4.1), в разделе «Конфиденциальность и политики» становятся доступны дополнительные страницы настроек обработчика «Управление политиками» и «Согласия пользователей с политиками» (Рис.).

-Вернуться к содержанию-

4.4.1. Страница «Управление политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)

Функционал страницы позволяет создавать новые и удалять существующие Политики; редактировать их; задавать порядок следования; устанавливать свойства и статус Политик.

 На странице расположена кнопка «Новая политика» (поз. 1Рис. 4.4.1.а), которая позволяет создавать новые Политики, а также таблица «Политики и согласия», в которой перечислены уже существующие в СЭО 3КL политики и инструменты для работы с ними. Таблица содержит следующие стобцы:

• Название. Здесь указаны: название Политики; ее тип; пользовательская роль, на которую рассчитана Политика; обязательность согласия с ней.

Перечисленные параметры определяются при создании(редактировании) Политики и описаны ниже.

• Статус политики. Возможные варианты:
  
  • Черновик. Политика создана в СЭО 3КL, доступна для редактирования, но не отображается пользователям.
  • Активно. Политика отображается для пользователей СЭО 3КL  и требует согласия, в соответствии с настройками
  • Неактивно. Политика создана в СЭО 3КL, не отображается пользователям и недоступна для редактирования. Неактивную политику можно только просматривать или создать на ее основе новый черновик.

• Версия. Текущая версия Политики, дата и время создания версии.

• Согласия. Статистическая информация по согласившимся с Политикой пользователям в формате  X из Y (Z%), где

X — количество пользователей СЭО 3КL, принявших Политику;
Y — общее количество пользователей СЭО 3КL;
Z — процент пользователей, принявших Политику от общего количества пользователей.

• Действия. В выпадающем списке сгруппированы возможные действия над выбранной Политикой:
  • Просмотр. Действие открывает страницу с текстом Политики.
  • Редактировать. При выборе действия пользователь перейдет на страницу редактирования Политики.
  • Установить статус «Активно»/«Неактивно». Действие позволяет изменить текущий статус Политики на следующий.
  • Просмотр предыдущих версий. Открывает страницу с перечнем существующих версий выбранной Политики (Рис. 4.4.1.б.).
  • Удалить. Позволяет удалить Политику из перечня. Действие возможно только для Политик в статусе «Неактивно».

• Инструменты перемещения Политики . Позволяют настроить (если в самой Политике не установлен приоритет отображения), в каком порядке Политики будут отображаться для пользователя, принимающего Политики).

Создание/редактирование Политики

Для создания новой Политики необходимо нажать на кнопку «Новая политика» на странице «Политики и согласия» (см. поз. 1 Рис. 4.4.1.а) и на вновь открывшейся странице заполнить следующие поля (Рис. 4.4.1.в):

• Название (см. поз. 1 Рис. 4.4.1.в). Это название будет отображаться (в виде ссылки и как название текста) тв интерфейсах принятия Политик.

• Тип (см. поз. 2 Рис. 4.4.1.в). Доступные варианты:
  • Политика сайта.
  • Политика в отношении обработки персональных данных и конфиденциальности.
  • Политика в отношении третьих лиц.
  • Другая политика.

• Требуется согласие от (см. поз. 3 Рис. 4.4.1.в). Из выпадающего списка необходимо выбрать целевую группу (роль) пользователей, на которых рассчитана эта Политика. Доступные варианты:
  • Все пользователи – политика будет отображаться как при регистрации, так и неаутентифицированным пользователям.
  • Аутентифицированные пользователи – пользователи должны будут принять политику при регистрации.
  • Гости – только неаутентифицированные пользователи должны будут принять политику при работе с сайтом.

• Версия (см. поз. 4 Рис. 4.4.1.в). В качестве версии автоматически подставляется дата создания Политики.

• Краткое изложение (см. поз. 5 Рис. 4.4.1.в). В этом поле необходимо кратко обозначить содержание политики. Краткое изложение отображается перед текстом полной версии политики для того, чтобы пользователи могли быстро ознакомиться с назначением политики.

• Полная версия политики (см. поз. 6 Рис. 4.4.1.в). Поле с полным текстом Политики.

• Показать эту политику перед отображением других политик (см. поз. 7 Рис. 4.4.1.в). Здесь можно выбрать, будет ли эта политика показываться самой первой. По умолчанию политики отображаются в том порядке, в котором они были добавлены на странице «Управление политиками». Если выбрать значение настройки = Да, политика будет отображаться в начале списка, игнорируя порядок на странице «Управление политиками».

• Согласие с политикой необязательно (см. поз. 8 Рис. 4.4.1.в). Позволяет определить обязательность принятия политики:
  • Да (политика необязательна) — принятие политики происходит либо по желанию пользователя, либо для активации дополнительных возможностей и не ограничивает доступа к основному функционалу СЭО 3КL;
  • Нет (политика обязательна)— принятие является обязательным условием для работы с СЭО 3КL и пользователь не будет допущен системой к контенту до тех пор, пока не ознакомится с Политикой и не примет ее.

• Статус политики (см. поз. 9 Рис. 4.4.1.в). Определяет доступность политики для пользователей:
  • «Активно» — политика действует в системе;
  • «Черновик» — политика доступна в перечне «Политики и согласия», но не отображается пользователям (статус выбирается, если необходимо позже продолжить доработку политики или сохранить несколько вариантов одной и той же политики).

При редактировании активной Политики настройка «Статус политики» будет содержать опцию «Незначительное изменение» (Рис. 4.4.1.г).

Если вносимые в Политику изменения значительны и пользователи должны ознакомиться с ними и принять политику заново, опцию устанавливать не нужно.

Опцию Незначительное изменение» рекомендуется устанавливать, если правки Политики носят «косметический» характер, принципиально не меняют смысл соглашения и пользователей, ранее уже принявших эту Политику, дополнительно уведомлять об этом не нужно.

-Вернуться к содержанию-

4.4.2. Страница «Согласия пользователей с политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)

Посмотреть статус согласия конкретного пользователя с политиками администратор СЭО 3KL может на публичной странице профиля пользователя (страница «О пользователе») в разделе «Конфиденциальность и политики», нажав на ссылку «Политики и согласия» (Рис. 4.5.2.а). Пользователь должен обладать правом tool/policy:viewacceptances (для плагина tool_policy) или tool/policy3kl:viewacceptances (для плагина tool_policy3kl) для того, чтобы просматривать отчет о согласии других пользователей с политиками.

На странице «Политики и согласия» можно посмотреть, кто и когда принимал политики за просматриваемого пользователя (Рис. 4.5.2.б).

Таким же образом пользователь может посмотреть свои согласия с политиками и принять политики / отозвать согласия в случае необходимости.

Чтобы в онлайн-режиме просматривать и скачивать отчеты о согласиях (примеры см. ниже в п. 6), нужно перейти на страницу «Согласия пользователей с политиками» (Рис. 4.5.2.в). Путь к странице: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Согласия пользователей с политиками.

В столбцах таблицы администратор может подтвердить согласие пользователей с политиками или отозвать его.

При нажатии на ссылку «Подтвердить согласие» или «Отказ соглашаться» появится модальное окно, в котором администратор может сохранить решение по принятию политики и ввести комментарий к нему (Рис. 4.5.2.г).

При этом на странице «Политики и согласия» пользователя отобразится новый статус принятия политики и комментарий (Рис. 4.5.2.д). Перейти к странице «Политики и согласия» удобно, нажав на ссылку «Подробности» в нужном столбце таблицы согласий пользователей с политиками.

-Вернуться к содержанию-

5. Отображение и принятие политик в СЭО 3КL

5.1. Обработчик политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»

Политики сайта в обработчике политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» отображаются в модальных окнах (Рис. 2.1.3), это экономит время ознакомления пользователя с ними, т. к. пользователю не нужно переходить на отдельные страницы каждой политики.

-Вернуться к содержанию-

5.2. Обработчик политик «Политики (tool_policy)»

-Вернуться к содержанию-

5.3. Обработчик политик «По умолчанию (ядро)»

При выполнении всех этих условий в форме регистрации отобразится дополнительное поле с текстовой строкой согласия, гиперссылкой на описание соответствующей политики и чекбоксом (Рис. 4.2.3). Если не указать адрес pdf-документа в настройках, то дополнительного поля с чекбоксом в форме регистрации не появится, и у пользователя не будет возможности ознакомиться с текстом политики и принять ее.

-Вернуться к содержанию-

6. Примеры и решения^{Требуются права адмирнистратора}

6.1. Открыть/скачать отчет о согласии пользователей

Задача:

Диспетчеру-администратору сайта курсов ДПО требуется получить отчет в виде таблицы Microsoft Excel, содержащей сведения о пользователях, которые еще не подтвердили политику обработки персональных данных.

Предусловия:

В СЭО 3KL с помощью плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» настроена обязательная политика «Об обработке персональных данных».

Решение:

Маршрут в настройках: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Согласия пользователей с политиками. На открывшейся странице выбирается список пользователей, фильтруется по статусу «Ожидает решения» (поз. 1 Рис. 6.1.1). В опции «Скачать табличные данные как» выбирается формат документа для скачивания – Microsoft Excel (.xlsx) (поз. 2 Рис. 6.1.1). После выполненных действий нужно нажать на кнопку «Скачать» (поз. 3 Рис. 7.1.1), чтобы скачать файл с отчетом на устройство.

В результате выполнения описанных выше действий специалист получит готовую таблицу следующего вида (Рис. 6.1.2):

-Вернуться к содержанию-

6.2. Отозвать согласие с политиками пользователя

Задача:

При отчислении из колледжа студент запросил отозвать его согласие с политикой обработки персональных данных в СЭО 3KL. Диспетчер-администратор учебного портала колледжа должен удовлетворить этот запрос.

Предусловие:

В СЭО 3KL с помощью плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» настроена обязательная политика «Об обработке персональных данных», зарегистрирован пользователь Айзек Азимов. Айзек Азимов при регистрации принял обязательную политику «Об обработке персональных данных».

Решение:

Чтобы отменить решение по одной из политик, нужно зайти на страницу «О пользователе» Айзека Азимова и в разделе  «Конфиденциальность и политики» нажать на кнопку «Политики и согласия» (Рис. 6.2.1). 

Откроется страница со списком политик, принятых пользователем Айзеком Азимовым (Рис. 6.2.2).

В колонке «Ответ» нужно нажать на текстовую ссылку «Отозвать», после чего в открывшемся модальном окне указать причину отзыва политики и нажать на кнопку «Отозвать согласие пользователя» (Рис. 6.2.3).

-Вернуться к содержанию-