Политики сайта и пользовательские соглашения
Если вы используете более раннюю версию системы — обратитесь с заявкой на проведение обновления в службу технической поддержки ООО «Открытые технологии».
1. Общая информация
1.1. Обзор инструментов управления политиками в СЭО 3KL
2. Возможности
2.1. Принятие политик при регистрации пользователя в СЭО 3KL
2.2. Гостевые политики
2.3. Изменение текста политики
2.4. Администрирование политик
2.5. Ограничение доступа по принятию необязательной политики
3. Права
3.1. Права для плагина «Политики (tool_policy)»
3.2. Права для плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
4. Глобальные настройки Требуются права администратора
4.1. Выбор обработчика политик
4.2. Настройка обработчика политик «По умолчанию (ядро)»
4.3. Настройка обработчика политик «Политики (tool_policy)»
4.4. Настройка обработчика политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
4.4.1. Страница «Управление политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)
4.4.2. Страница «Согласия пользователей с политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)
5. Отображение и принятие политик в СЭО 3КL
5.1. Обработчик политик «По умолчанию (ядро)»
5.2. Обработчик политик «Политики (tool_policy)»
5.3. Обработчик политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
5. Примеры структур наиболее распространенных политик сайта и пользовательских соглашений
6. Примеры и решенияТребуются права администратора
6.1. Открыть/скачать отчет о согласии пользователей
6.2. Отозвать согласие с политиками пользователя
1. Общая информация
Все возможные действия на веб-сайте (в среде электронного обучения, в нашем случае) подразумевают определеные договорные отношения между владельцем ресурса и пользователем. Как правило, условия этих отношений излагаются в документах двух основных видов: политики сайта и пользовательские соглашения (далее — Политики).
Пользовательское соглашение информирует пользователя о продукте, закрепляет права и обязанности сторон, защищает владельца ресурса от неправомерных действий пользователей и т.п. Документы типа «Политика сайта» связаны с соблюдением Федерального закона №152-ФЗ и направлены, в первую очередь, освещение условий обработки персональных данных и соблюдения конфидециальности.
Политики можно разделить на:
- обязательные — принятие таких политик является обязательным условием для работы с сайтом;
- необязательные — не ограничивают доступ к основному функционалу системы и могут приниматься пользователем либо по желанию, либо для активации дополнительных возможностей.
Согласно действующему законодательству, при входе на веб-ресурс пользователь должен иметь возможность ознакомиться с пользовательским соглашением и политиками сайта, принять предлагаемые условия и дать согласие на обрабтку своих персональных данных. Для этих целей в СЭО 3KL предусмотрены специализированные инструменты — обработчики политик сайта (далее - Обработчики, Обработчики политик).
1.1. Обзор обработчиков политик сайта в СЭО 3KL
Плагины обработчиков политик сайта предназначены для публикации текстов Политик в соответствующих интерфейсах среды электронного обучения и обеспечивают доступ пользователей к контенту СЭО 3КL после принятия этих политик. В зависимости от выбранного плагина, обработчики политик сайта позволяют: создавать/редактировать/обновлять Политики; определять алгоритм принятия Политик; администрировать информацию о пользователях, принимающих соответствующие Политики.
Доступные в СЭО 3КL обработчики политик сайта и их функциональные возможности приведены ниже:
Основные возможности |
Обработчик «По умолчанию (ядро)» | Обработчик «Политики (tool_policy)» | Обработчик «Политики соглашений 3КL (tool_policy3kl)» |
Формат представления Политик пользователю | Тексты политик открываются в виде скачиваемого документа в формате pdf. | Тексты политик открываются на отдельных страницах сайта. Есть возможность размещения в подвале страницы дополнительной ссылки на Политики. | Тексты политик открываются в модальных окнах на странице регистрации. Есть возможность размещения в подвале страницы дополнительной ссылки на Политики. |
Добавление текстов Политик на сайт | Политики в виде pdf-файла создаются вне СЭО 3КL и добавляются в виде ссылки на документ. | Политики создаются непосредственно на странице Обработчика. | Политики создаются непосредственно на странице Обработчика. |
Редактирование и обновление текстов Политик | Нет возможности редактирования текста политики в онлайн-режиме. | Текст Политики может быть отредактирован в интерфейсе Обработчика. Поддерживается история версий Политик. | Текст Политики может быть отредактирован в интерфейсе Обработчика. Поддерживается история версий Политик. |
Механизм принятия пользователем Политик при регистрации/аутентификации | После регистрации пользователь должен принять обязательную политику для того, чтобы продолжить пользоваться сайтом. | Обязательные для принятия политики пользователь должен принять перед регистрацией в системе. Необязательные для принятия политики пользователю предлагается принять / отклонить после регистрации. | Принятие политик может происходить как одновременно с аутентификацией, так и после аутентификации. Политики, отображаемые на форме регистрации, определяются в специальной настройке. |
Администрирование согласий и отказов пользователей | — | + | + |
2. Возможности
2.1. Принятие политик при регистрации пользователя в СЭО 3KL
Пользователь принимает политики и пользовательские соглашения при регистрации в несколько этапов:
1. На форме регистрации пользователь может ознакомиться с текстом политик, который открывается в модальном окне при нажатии на ссылку с названием политики (Рис. 2.1.1). Там же пользователь может принять политики, поставив галочку в соответствующем чекбоксе. Обязательные для принятия политики отмечены значком .
2. Далее пользователь знакомится с политиками, не помещенными на форму регистрации, которые отображаются на отдельных страницах после регистрации. Пользователь подтверждает свое согласие с политиками или отказывается их принять (Рис. 2.1.2).
Если пользователь принял все политики, которые были отмечены как обязательные, он будет зарегистрирован в системе.
2.2. Гостевые политики
Политики могут отображаться пользователям не только при регистрации, но и неавторизованным пользователям снизу страницы (Рис. 2.2.1). С такими политиками пользователи должны дать согласие на сайтах, где используются cookie-файлы, собираются пользовательские данные с помощью форм обратной связи и других способов сбора, хранения и обработки личных данных пользователей.
Таким образом можно добавить политики, которые будут считаться принятыми, если пользователь продолжит работу с сайтом. Текст каждой политики расположен по соответствующей ссылке во всплывающей плашке (см. Рис. 2.2.1), а нажав кнопку «Продолжить», пользователь может скрыть плашку, приняв при этом политики.
2.3. Изменение текста политики
Для политик, добавленных с помощью плагинов «Политики (tool_policy)» и «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», доступна возможность изменять их текст в режиме онлайн. При этом можно установить статус изменения (поз. 1 Рис. 2.3.1): значительное или незначительное.
При незначительных изменениях пользователям не придется принимать политику повторно. При значительном изменении политика выпускается отдельным документом (Рис. 2.3.2), текст которого администратор может изменять, пока документ находится в статусе «Черновик».
После того, как политика с новым текстом будет переведена в статус «Активно», все пользователи, к которым применима политика, должны будут ознакомиться с ее текстом. При этом политика будет отображаться таким пользователям при их следующем входе в систему, после чего пользователи должны будут принять решение по согласию / отказу по политике (Рис. 2.3.3).
2.4. Администрирование политик
Для политик, добавленных с помощью плагинов «Политики (tool_policy)» и «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», доступна возможность их администрирования. На странице «Политики и согласия» диспетчер-администратор может вносить изменения в политики и менять их статус (Рис. 2.4.1).
На странице «Согласия пользователей с политиками» диспетчер-администратор может ознакомиться со статусом принятия политик пользователями (Рис. 2.4.2). На этой странице диспетчер-администратор также может принять политику / отозвать согласие с политикой конкретного пользователя.
2.5. Ограничение доступа по принятию необязательной политики
Необязательные политики сайта, добавленные с помощью плагина «Политики соглашений 3КL (tool_policy3kl)», могут использоваться при ограничении доступа к элементам курса (Рис. 2.5.1). В таком случае, чтобы открыть доступ к элементу курса, пользователю нужно будет принять необязательную политику, указанную в ограничении доступа к элементу курса.
3. Права
3.1. Права для плагина «Политики (tool_policy)»
Право | Описание | Установлено по умолчанию для роли |
tool/policy:accept | Подтверждать согласие с политиками | Аутентифицированный пользователь, examus user |
tool/policy:acceptbehalf | Подтверждать согласие с политиками от имени другого лица | - |
tool/policy:managedocs | Управлять политиками | Диспетчер-администратор, оператор деканата |
tool/policy:viewacceptances | Просмотр отчетов о согласиях пользователей с политиками | Диспетчер-администратор, оператор деканата |
3.2. Права для плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
Право | Описание | Установлено по умолчанию для роли |
tool/policy3kl:accept | Подтверждать согласие с политиками | Аутентифицированный пользователь, examus user |
tool/policy3kl:acceptbehalf | Подтверждать согласие с политиками от имени другого лица | - |
tool/policy3kl:managedocs | Управлять политиками | Диспетчер-администратор, оператор деканата |
tool/policy3kl:viewacceptances | Просмотр отчетов о согласиях пользователей с политиками | Диспетчер-администратор, оператор деканата |
4. Глобальные настройкиТребуются права адмирнистратора
Важно! Неосторожные действия полного администратора могут повредить систему и контент таким образом, что исправление последствий вмешательства выйдет за рамки гарантийной технической поддержки. В случае внесения правок в глобальные настройки рекомендуем вам убедиться в том, что вы полностью понимаете, за что отвечают данные настройки. Если у вас возникают сомнения в назначении глобальных настроек, обратитесь за помощью в техническую поддержку.
Подробная информация в статье «Полный административный доступ».
4.1. Выбор обработчика политик
Путь к настройкам политик: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики. В клиентских инсталляциях СЭО 3KL по умолчанию установлен плагин «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)», однако на странице настроек политик остается возможность выбрать другой обработчик политик сайта (см. п. 1.1, Табл. 1.1). Чтобы настроить один из обработчиков, нужно выбрать его в выпадающем списке настройки «Обработчик политик сайта»: «По умолчанию (ядро)», «Политики (tool_policy)» или «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» (Рис. 4.1.1). После этого нужно нажать кнопку «Сохранить изменения» и в системе будет определен выбранный обработчик.
4.2. Настройка обработчика политик «По умолчанию (ядро)»
Обработчик политик «По умолчанию (ядро)» обеспечивает принятие одной обязательной Политики. Текст политики (Рис. 4.2.1) создается вне СЭО 3КL, в виде pdf-документа. Сам файл Политики должен быть доступен по ссылке (может быть загружен непосредственно в систему или во внешнее файловое хранилище).
Обработчик «По умолчанию (ядро)» позволяет сформировать различные тексты Политики для аутентифицированных пользователей и для гостей.
Настройки обработчика «По умолчанию (ядро)» доступны на странице «Настройки политики» (Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики) и включают в себя (Рис. 4.2.2):
- Ссылка на пользовательское соглашение. В поле необходимо указать ссылку на pdf-файл с текстом Политики для аутентифицированных пользователей.
- Ссылка на пользовательское соглашение для гостя. В поле необходимо указать ссылку на pdf-файл с текстом Политики для гостей.
4.3. Настройка обработчика политик «Политики (tool_policy)»
Обработчик политик «Политики (tool_policy)» позволяет представить политики на отдельной странице сайта (Рис. 4.3.1).
Использованию плагина tool_policy (Рис. 4.3.2) посвящен отдельный консультационный вебинар:
При подключении плагина tool_policy (см. Рис. 4.3.2) в разделе настроек администратора отобразятся два новых пункта меню, инструмента управления политиками и согласиями: «Управление политиками» и «Согласия пользователей с политиками» (Рис. 4.3.3).
Подробнее о настройках плагина в пункте «Администрирование политик».
4.4. Настройка обработчика политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
При выборе на странице «Настройки политики» ( Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Настройки политики) в качестве обработчика политик плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» (Рис. 4.4.1), в разделе «Конфиденциальность и политики» становятся доступны дополнительные страницы настроек обработчика «Управление политиками» и «Согласия пользователей с политиками» (Рис.).
4.4.1. Страница «Управление политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)
Функционал страницы позволяет создавать новые и удалять существующие Политики; редактировать их; задавать порядок следования; устанавливать свойства и статус Политик.
На странице расположена кнопка «Новая политика» (поз. 1Рис. 4.4.1.а), которая позволяет создавать новые Политики, а также таблица «Политики и согласия», в которой перечислены уже существующие в СЭО 3КL политики и инструменты для работы с ними. Таблица содержит следующие стобцы:
- Название. Здесь указаны: название Политики; ее тип; пользовательская роль, на которую рассчитана Политика; обязательность согласия с ней.
Перечисленные параметры определяются при создании(редактировании) Политики и описаны ниже.
- Статус политики. Возможные варианты:
- Черновик. Политика создана в СЭО 3КL, доступна для редактирования, но не отображается пользователям.
- Активно. Политика отображается для пользователей СЭО 3КL и требует согласия, в соответствии с настройками
- Неактивно. Политика создана в СЭО 3КL, не отображается пользователям и недоступна для редактирования. Неактивную политику можно только просматривать или создать на ее основе новый черновик.
- Версия. Текущая версия Политики, дата и время создания версии.
- Согласия. Статистическая информация по согласившимся с Политикой пользователям в формате X из Y (Z%), где
X — количество пользователей СЭО 3КL, принявших Политику;
Y — общее количество пользователей СЭО 3КL;
Z — процент пользователей, принявших Политику от общего количества пользователей.
- Действия. В выпадающем списке сгруппированы возможные действия над выбранной Политикой:
- Просмотр. Действие открывает страницу с текстом Политики.
- Редактировать. При выборе действия пользователь перейдет на страницу редактирования Политики.
- Установить статус «Активно»/«Неактивно». Действие позволяет изменить текущий статус Политики на следующий.
- Просмотр предыдущих версий. Открывает страницу с перечнем существующих версий выбранной Политики (Рис. 4.4.1.б.).
- Удалить. Позволяет удалить Политику из перечня. Действие возможно только для Политик в статусе «Неактивно».
- Инструменты перемещения Политики . Позволяют настроить (если в самой Политике не установлен приоритет отображения), в каком порядке Политики будут отображаться для пользователя, принимающего Политики).
Создание/редактирование Политики
Для создания новой Политики необходимо нажать на кнопку «Новая политика» на странице «Политики и согласия» (см. поз. 1 Рис. 4.4.1.а) и на вновь открывшейся странице заполнить следующие поля (Рис. 4.4.1.в):
- Название (см. поз. 1 Рис. 4.4.1.в). Это название будет отображаться (в виде ссылки и как название текста) тв интерфейсах принятия Политик.
- Тип (см. поз. 2 Рис. 4.4.1.в). Доступные варианты:
- Политика сайта.
- Политика в отношении обработки персональных данных и конфиденциальности.
- Политика в отношении третьих лиц.
- Другая политика.
- Требуется согласие от (см. поз. 3 Рис. 4.4.1.в). Из выпадающего списка необходимо выбрать целевую группу (роль) пользователей, на которых рассчитана эта Политика. Доступные варианты:
- Все пользователи – политика будет отображаться как при регистрации, так и неаутентифицированным пользователям.
- Аутентифицированные пользователи – пользователи должны будут принять политику при регистрации.
- Гости – только неаутентифицированные пользователи должны будут принять политику при работе с сайтом.
- Версия (см. поз. 4 Рис. 4.4.1.в). В качестве версии автоматически подставляется дата создания Политики.
- Краткое изложение (см. поз. 5 Рис. 4.4.1.в). В этом поле необходимо кратко обозначить содержание политики. Краткое изложение отображается перед текстом полной версии политики для того, чтобы пользователи могли быстро ознакомиться с назначением политики.
- Полная версия политики (см. поз. 6 Рис. 4.4.1.в). Поле с полным текстом Политики.
- Показать эту политику перед отображением других политик (см. поз. 7 Рис. 4.4.1.в). Здесь можно выбрать, будет ли эта политика показываться самой первой. По умолчанию политики отображаются в том порядке, в котором они были добавлены на странице «Управление политиками». Если выбрать значение настройки = Да, политика будет отображаться в начале списка, игнорируя порядок на странице «Управление политиками».
- Согласие с политикой необязательно (см. поз. 8 Рис. 4.4.1.в). Позволяет определить обязательность принятия политики:
- Да (политика необязательна) — принятие политики происходит либо по желанию пользователя, либо для активации дополнительных возможностей и не ограничивает доступа к основному функционалу СЭО 3КL;
- Нет (политика обязательна)— принятие является обязательным условием для работы с СЭО 3КL и пользователь не будет допущен системой к контенту до тех пор, пока не ознакомится с Политикой и не примет ее.
- Статус политики (см. поз. 9 Рис. 4.4.1.в). Определяет доступность политики для пользователей:
- «Активно» — политика действует в системе;
- «Черновик» — политика доступна в перечне «Политики и согласия», но не отображается пользователям (статус выбирается, если необходимо позже продолжить доработку политики или сохранить несколько вариантов одной и той же политики).
При редактировании активной Политики настройка «Статус политики» будет содержать опцию «Незначительное изменение» (Рис. 4.4.1.г).
Если вносимые в Политику изменения значительны и пользователи должны ознакомиться с ними и принять политику заново, опцию устанавливать не нужно.
Опцию Незначительное изменение» рекомендуется устанавливать, если правки Политики носят «косметический» характер, принципиально не меняют смысл соглашения и пользователей, ранее уже принявших эту Политику, дополнительно уведомлять об этом не нужно.
4.4.2. Страница «Согласия пользователей с политиками» (обработчик «Политики соглашений 3KL»)
Посмотреть статус согласия конкретного пользователя с политиками администратор СЭО 3KL может на публичной странице профиля пользователя (страница «О пользователе») в разделе «Конфиденциальность и политики», нажав на ссылку «Политики и согласия» (Рис. 4.5.2.а). Пользователь должен обладать правом tool/policy:viewacceptances (для плагина tool_policy) или tool/policy3kl:viewacceptances (для плагина tool_policy3kl) для того, чтобы просматривать отчет о согласии других пользователей с политиками.
На странице «Политики и согласия» можно посмотреть, кто и когда принимал политики за просматриваемого пользователя (Рис. 4.5.2.б).
Таким же образом пользователь может посмотреть свои согласия с политиками и принять политики / отозвать согласия в случае необходимости.
Чтобы в онлайн-режиме просматривать и скачивать отчеты о согласиях (примеры см. ниже в п. 6), нужно перейти на страницу «Согласия пользователей с политиками» (Рис. 4.5.2.в). Путь к странице: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Согласия пользователей с политиками.
В столбцах таблицы администратор может подтвердить согласие пользователей с политиками или отозвать его.
При нажатии на ссылку «Подтвердить согласие» или «Отказ соглашаться» появится модальное окно, в котором администратор может сохранить решение по принятию политики и ввести комментарий к нему (Рис. 4.5.2.г).
При этом на странице «Политики и согласия» пользователя отобразится новый статус принятия политики и комментарий (Рис. 4.5.2.д). Перейти к странице «Политики и согласия» удобно, нажав на ссылку «Подробности» в нужном столбце таблицы согласий пользователей с политиками.
5. Отображение и принятие политик в СЭО 3КL
5.1. Обработчик политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)»
Политики сайта в обработчике политик «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» отображаются в модальных окнах (Рис. 2.1.3), это экономит время ознакомления пользователя с ними, т. к. пользователю не нужно переходить на отдельные страницы каждой политики.
5.2. Обработчик политик «Политики (tool_policy)»
5.3. Обработчик политик «По умолчанию (ядро)»
При выполнении всех этих условий в форме регистрации отобразится дополнительное поле с текстовой строкой согласия, гиперссылкой на описание соответствующей политики и чекбоксом (Рис. 4.2.3). Если не указать адрес pdf-документа в настройках, то дополнительного поля с чекбоксом в форме регистрации не появится, и у пользователя не будет возможности ознакомиться с текстом политики и принять ее.
6. Примеры и решенияТребуются права адмирнистратора
Важно! Неосторожные действия полного администратора могут повредить систему и контент таким образом, что исправление последствий вмешательства выйдет за рамки гарантийной технической поддержки. В случае внесения правок в глобальные настройки рекомендуем вам убедиться в том, что вы полностью понимаете, за что отвечают данные настройки. Если у вас возникают сомнения в назначении глобальных настроек, обратитесь за помощью в техническую поддержку.
Подробная информация в статье «Полный административный доступ».
6.1. Открыть/скачать отчет о согласии пользователей
Задача:
Диспетчеру-администратору сайта курсов ДПО требуется получить отчет в виде таблицы Microsoft Excel, содержащей сведения о пользователях, которые еще не подтвердили политику обработки персональных данных.
Предусловия:
В СЭО 3KL с помощью плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» настроена обязательная политика «Об обработке персональных данных».
Решение:
Маршрут в настройках: Администрирование -> Пользователи -> Конфиденциальность и политики -> Согласия пользователей с политиками. На открывшейся странице выбирается список пользователей, фильтруется по статусу «Ожидает решения» (поз. 1 Рис. 6.1.1). В опции «Скачать табличные данные как» выбирается формат документа для скачивания – Microsoft Excel (.xlsx) (поз. 2 Рис. 6.1.1). После выполненных действий нужно нажать на кнопку «Скачать» (поз. 3 Рис. 7.1.1), чтобы скачать файл с отчетом на устройство.
В результате выполнения описанных выше действий специалист получит готовую таблицу следующего вида (Рис. 6.1.2):
6.2. Отозвать согласие с политиками пользователя
Задача:
При отчислении из колледжа студент запросил отозвать его согласие с политикой обработки персональных данных в СЭО 3KL. Диспетчер-администратор учебного портала колледжа должен удовлетворить этот запрос.
Предусловие:
В СЭО 3KL с помощью плагина «Политики соглашений 3KL (tool_policy3kl)» настроена обязательная политика «Об обработке персональных данных», зарегистрирован пользователь Айзек Азимов. Айзек Азимов при регистрации принял обязательную политику «Об обработке персональных данных».
Решение:
Чтобы отменить решение по одной из политик, нужно зайти на страницу «О пользователе» Айзека Азимова и в разделе «Конфиденциальность и политики» нажать на кнопку «Политики и согласия» (Рис. 6.2.1).
Откроется страница со списком политик, принятых пользователем Айзеком Азимовым (Рис. 6.2.2).
В колонке «Ответ» нужно нажать на текстовую ссылку «Отозвать», после чего в открывшемся модальном окне указать причину отзыва политики и нажать на кнопку «Отозвать согласие пользователя» (Рис. 6.2.3).