ЭД-000. Электронный деканат. Руководство-путеводитель. Быстрый старт

1. Общая информация

Плагин типа блок «Электронный деканат 3KL» (далее — ЭД, Деканат) предназначен для управления учебными процессами на основе учебных планов, параллелей и академических групп и позволяет:

• создавать и настраивать объекты учебного процесса, распределять их по иерархической структуре подразделений с разграничением прав доступа;
• формировать отчетность;
• настраивать автоматизацию взаимодействия участников;
• формировать индивидуальные траектории обучения;
• сохранять историю всех процессов и событий.

Электронный деканат может быть востребован в различных видах образовательного процесса: внешкольное образование, общее среднее образование, высшее образование, курсы повышения квалификации и т. п.

-Вернуться к содержанию-

1.1. Термины и определения Электронного Деканата

Академическая группа — группа участников учебного процесса, синхронно проходящая учебную программу. В группе могут обучаться только те слушатели, у которых совпадают параллели. При окончании периода группу можно организованно перевести в следующий.

Вакансия (ставка) — этот объект введён для аналогии с 1С: каждый сотрудник не сам по себе, а замещает какую-то ставку, которая становится вакантной после его освобождения от должности.

Договор на обучение — неотъемлемый признак участника учебного процесса, включающий в себя информацию об учащемся, заказчике обучения (родитель/законный представитель/представитель организации/сам учащийся) и кураторе (сотруднике, внесшем договор в систему). Может быть как условным (отражать суть взаимоотношений с учащимся, обучаемым бесплатно и без заключения договора), так и реальным. Жизненный цикл договора подразумевает:

• Создание подписок на учебные программы, изучаемые в рамках данного договора.
• Перевод договора в статус «Оказание услуг». При этом статусе договора учащийся сможет проходить обучение по дисциплинам в учебных процессах и будет возможен перевод подписок на учебные программы в статус «Идет обучение».
• Перевод договора в статус «Расторгнут». Завершает все подписки и переводит договор в архив.

Должность — название, набор обязанностей (в системе не фиксируется) и мандат с правами доступа. Мандат содержит перечень полномочий, которые получат все назначенные на эту должность, но только в тех подразделениях, в которых они назначены (и подчиненных). Список полномочий может редактироваться главным администратором системы.

Контрольная точка — активность, за которую все участники учебного процесса могут получить оценки. В большинстве случаев это тема урока, привязанная к событию. Но может быть и отдельная контрольная точка, например, четвертная оценка — она не привязана к событию, за неё можно поставить только оценку и сделать это может только преподаватель учебного процесса.

Люди (персоны ЭД) — все пользователи, зарегистрированные в ЭД. Пользователи СЭО 3KL автоматически регистрируются в деканате при переходе на страницу ЭД. Через вкладку «Люди» возможно добавление персон в ЭД без создания договора на обучение (используется для создания учетных записей преподавателей и администрации).

Назначение на должность (табельный номер) — присвоение сотруднику должности в заданном подразделении. После этого сотрудник получает все полномочия, которые предусмотрены его должностью, но только в том подразделении, в котором он был назначен (к которому приписан табельный номер) и в подчиненных. Тут же можно задать перечень элементов учебного плана (дисциплин), к ведению которых допущен данный сотрудник, если он является преподавателем.

Сотрудники — это персоны ЭД, имеющие договоры и назначения на должности (например, преподаватели, методисты). Могут быть зарегистрированы через одноименную вкладку.

Участники учебного процесса (слушатели) — записанные на учебные программы слушатели, персоны с заключенными договорами на обучение. Могут быть зарегистрированы через одноименную вкладку (создается персона->договор->запись на программу).

Учебный период — временной интервал в котором идет учебный процесс, необходимая составляющая для ведения обучения.

Учебный процесс — объект, отражающий изучение определенного элемента учебного плана (дисциплины) учащимися в заданном периоде с заданным преподавателем (хотя преподаватель в учебном процессе может и не указываться).
Учебный процесс = Учебный период + Учащиеся + Элемент учебного плана (дисциплина) + Преподаватель.

-Вернуться к содержанию-

1.2. Основные этапы эксплуатации Электронного Деканата

Эксплуатация Электронного деканата включает следующие основные этапы (Рис. 1.2.1):

1) Первичный ввод данных и настройка ЭД.

Статовый этап внедрения Электронного деканата, на котором организуется доступ к интерфейсу ЭД, формируется структура учебной организации, выполняется наполнение учебными программами и дисциплинами.

Первичная настройка и ввод данных являются самой трудоемкой частью внедрения Электронного деканата. Корректное и полноценное использование всех функций ЭД гарантируется только после заполнения Деканата первичными данными и при строгом соблюдении правильной последовательности выполнения всех описанных ниже шагов внедрения.

На этом этапе ответственный за внедрение ЭД сотрудник последовательно вносит данные в пункты раздела «Администрации» на главной странице Электронного деканата, по принципу «сверху вниз, от левого столбца к правому» (Рис. 1.2.1).

Если на каком-либо шаге возникают проблемы с очередным вводом данных, в первую очередь, необходимо обратить внимание на корректность заполнения всех предыдущих данных в цепочке шагов.

2) Подготовка учебного периода.

Подготовительный этап, выполняемый периодически и предшествующий непосредственному старту очередного периода обучения. Включает создание и настройку учебных программ, подписку на них участников, назначение преподавателей, формирование расписания.

3) Проведение обучения.

Непосредственно процесс обучения, от старта и до завершения учебного периода. В соответствии с расписанием участники проходят обучение, преподаватели фиксируют результаты обучения в журналах, а итоги обучения становятся доступны слушателям в их зачетных книжках.

-Вернуться к содержанию-

1.3. Общий алгоритм внедрения Электронного Деканата

Процесс внедрения ЭД предполагает последовательное выполнение следующих шагов (Рис. 1.3.1):

1) Настройка блока «Электронный деканат 3KL» в СЭО 3KL.
Это необходимо для организации удобного доступа пользователей к интерфейсам ЭД.

2) Назначение ответственному сотруднику глобальных полномочий в СЭО 3KL.
Этот шаг необходим, если первичной настройкой ЭД будет заниматься не диспетчер-администратор СЭО 3KL, а отдельный ответственный сотрудник. Рекомендуем создать для него отдельную роль, обладающую следующими правами в контексте главной страницы:

3) Первичный ввод данных и настройка ЭД.

3а) Создание структуры организации.

3б) Создание учебных программ.

3в) Создание элементов учебного плана (дисциплин).

3г) Настройка контингента ЭД.
Этот шаг включает два параллельных процесса:

• формирование контингента сотрудников (создание должностей, создание вакансий);
• формирование контингента участников (создание академических групп).

3д) Наполнение ЭД контингентом.

3е) Персонализация контингента.
Включает:

• создание договоров с сотрудниками;
• создание договоров на обучение и подписок на программы для участников.

4) Настройка управления доступом.
Этот шаг может быть пропущен, если вас устраивают стандартные роли Электронного деканата (Управляющий, Методист, Преподаватель, Законный представитель, Учащийся) и выданные им по умолчанию наборы прав (мандаты). Донастройка механизмов доступа может быть востребована в крупных организациях, со сложной вложенной структурой подразделений и несколькими сотрудниками, ответственными за внедрение и развитие ЭД.

Организация механизма распределения полномочий персон ЭД включает:

• создание мандатов;
• создание доверенностей;
• настройка ролей ЭД.

-Вернуться к содержанию-

1.4. Общий алгоритм работы с ЭД после завершения предварительной настройки

Приведенная ниже последовательность действий, связанная с настройкой и организацией учебного периода (Рис. 1.3.1), должна быть выполнена для каждого временнóго интервала, за который в вашей организации слушателям выставляются итоговые оценки ( учебный год — в школе, семестр — в ВУЗе и т. п.):

Подготовка и формирование учебного периода

1) Создание учебного периода.
В первую очередь, определяется временной интервал, на протяжении которого будет происходить обучение слушателей.

2) Создание учебных процессов учебного периода.
Учебны процессы создаются для всех академических групп/индивидуальных подписок в учебном периоде. Могут быть созданы как с помощью автоматических инструментов ЭД (с возможностью последующей ручной коррекции), так и полностью вручную.

3) Назначение в учебные процессы преподавателей.

4) Формирование расписания.

5) Активация учебного периода.
Подготовленный учебный период вручную переводится в статус «Идет учебный процесс». Для связанных с ним учебных процессов статус «Идет обучение» должен установиться автоматически.

Учебный период в статусе «Идет учебный процесс»

6) Проводится обучение согласно тематическому планированию:

• слушатели осваивают курсы в СЭО 3KL, привязанные к элементам учебного плана (дисциплинам) и получают за них оценки;

• преподаватель заполняет и ведет журнал, контролируя успеваемость и посещаемость.

7) Финализируя учебный период, преподаватель формирует итоговую ведомость и закрывает ее. Для завершения учебного периода изменяет его статус на «Завершенный». Для связанных с ним учебных процессов статус «Завершен» должен установиться автоматически. Итоговые оценки доступны слушателям в их зачетных книжках.

8) При необходимости, переводит участников учебного процесса на следующую параллель.

-Вернуться к содержанию-

2. Основные сценарии внедрения

В зависимости от конечной цели и необходимого вашей организации функционала Электронного деканата, количество шагов внедрения может быть разным. Ниже приведены наиболее востребованные сценарии использования ЭД:

-Вернуться к содержанию-

3. Сводный перечень материалов по Электронному деканату

-Вернуться к содержанию-